Seloste käsittelytoimista

Ilmoittautujarekisterit

Melonnan peruskurssit, tutustumismelonnat ja muut tapahtumat

Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seloste henkilörekisterin käsittelytoimista. Laadittu 27.9.2018. Viimeisin muutos 22.4.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä:
Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o Kilvennimentie 13, 80710 LEHMO
sähköposti: info (at) joensuunkauhojat.net
www.joensuunkauhojat.net

 

2. Käsittelyn tarkoitukset

Joensuun Kauhojat ry:n ilmoittautujarekistereillä seurataan tapahtumiin ilmoittautuneiden määrää ja lähetetään ilmoittautuneille ennakkotietoa tapahtumasta. Tukes-ohjeen 2/2015 ”Ohjelmapalveluiden turvallisuuden edistäminen” mukaan ”pääsääntöisesti yli neljä tuntia kestäviin ja valmistautumista, varusteita, fyysistä ja psyykkistä kuntoa tai taitoa vaativiin ohjelmiin tulee toimittaa ennen ohjelman alkua kirjallista ennakkotietoa”.

Tapahtumissa, joissa on osallistumismaksu, ilmoittautujarekistereillä seurataan lisäksi osallistumismaksujen maksamista.

3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ilmoittautujarekisteri on ilmoittautumisten vastaanottajan tekemä vapaamuotoinen lista tapahtumaan ilmoittautuneista ja heidän yhteystiedoistaan. Lista voi olla paperinen tai tietokoneella oleva tiedosto eli sähköinen. Peruskursseille ja tutustumismelonnoille on olemassa valmis listapohja.

Ilmoittautujarekisteriin merkittäviä tietoja ovat tapahtuman nimi ja päivämäärä, henkilön etu- ja sukunimi ja yhteystieto tai yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite). Tiedot saadaan ilmoittautuneilta.

Puhelinnumeroa käytetään tarvittaessa osallistujan nopeaan tavoittamiseen, ja sähköposti- tai postiosoitetta käytetään tapahtuman ennakkotietojen lähettämiseen osallistujille.

Jos ilmoittautuja kertoo luottamuksellisia tietoja esim. terveydentilastaan, niitä ei tule kirjoittaa osallistujarekisteriin ilmoittautuneen nimen yhteyteen.

Jos tapahtuman ennakkotiedot lähetetään sähköpostitse, osallistujien sähköpostiosoitteet laitetaan piilokopiokenttään (Bcc), jolloin vastaanottajat eivät näe toistensa osoitteita.

Maksuttomissta tapahtumissa (esim. jäsenille tarkoitetut retket), yhteystiedoiksi riittää puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite.

Peruskursseilla ja tutustumismelonnoilla ym. maksullisissa tapahtumissa yhteystiedoiksi tarvitaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tai postiosoite, jos sähköpostiosoitetta ei ole. Jos ilmoittautumiset hoitaa joku osallistujista tai muu taho keskitetysti, yhteystietoja ei kaikilta osallistujilta tarvitse välttämättä olla, vaan ilmoittautumisten vastaanottaja voi välittää tapahtumatiedotteen muille.

Joissakin tapahtumissa yksi taho hoitaa osallistumismaksujen maksamisen; tällöin osallistujarekisteriin merkitään taloudenhoitajaa varten myös laskutusosoite.

4. Ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Ilmoittautumisten vastaanottaja voi luovuttaa Ilmoittautujarekisterin ainoastaan kyseisen tapahtuman vetäjille tai ohjaajille ja Joensuun Kauhojien hallitukselle siinä laajuudessa kuin se on yhdistyksen hallinnon kannalta oleellista. Melontavajalla on ohjaajille annettavaa paperista ilmoittautujalistaa varten lukittava turvakaappi, johon avainkoodin saa hallituksen jäseneltä. Koodi vaihdetaan tarvittaessa mutta vähintään vuosittain.

5. Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

6. Tietojen säilytysajat

Tapahtumasta tulee toimintakertomukseen osallistujamäärä, vetäjän/ohjaajan nimi, päivämäärä ja retken kohde. Toimintakertomus säilytetään pysyvästi (on seuran historiaa).

Maksullisissa tapahtumissa (esim. peruskurssit, tutustumismelonnat) nimilista osallistujista säilytetään kirjanpitolain mukaan. Maksuttomissa tapahtumissa (esim. retket jäsenille) nimilistoja ei säilytetä tapahtuman jälkeen.

Retkien ja muiden jäsenille tarkoitettujen, maksuttomien tapahtumien jälkeen osallistujarekisterin tiedot (sähköiset ilmoittautujalistat, sähköpostiviestit, tekstiviestit) sekä mahdolliset paperiset listat tuhotaan tietoturvallisesti (silppurissa tai polttamalla).

Peruskurssien ja tutustumismelontojen ym. osallistumismaksullisten tapahtumien jälkeen osallistujarekisterin tiedot (sähköiset ilmoittautujalistat, sähköpostiviestit, tekstiviestit) sekä mahdolliset paperiset listat hävitetään tietoturvallisesti (silppurissa tai polttamalla). Maksullisiin tapahtumiin liittyvät laskut liitetietoineen säilytetään kirjanpitolain vaatimalla tavalla.

7. Kuvaus turvatoimista

Ilmoittautujarekisteriä pidetään paperisena ja/tai tietokoneella sähköisenä tiedostona. Molemmissa tapauksissa huolehditaan, etteivät ulkopuoliset henkilöt pääse käsiksi listaan. Sähköiset rekisterit säilytetään salasanan takana tai paperiset lukittavassa tilassa.