Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Avainrekisteri

Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 6.2.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o Kortetie 12, 80140 Joensuu
sähköposti: puheenjohtaja (at) joensuunkauhojat.net
www.joensuunkauhojat.net

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Eveliina Hiltunen
talous (at) joensuunkauhojat.net
puh. 041 467 0954

3. Rekisterin nimi

Melontaseura Joensuun Kauhojat ry:n avainrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Joensuun Kauhojat ry:n avainrekisteri on luettelo niistä jäsenistä, joilla on hallussaan avain melontavajaan, ja se on tarkoitettu melontavajan sähköisen lukituksen kulkuoikeuksien hallintaa ja avaimiin liittyvien asioiden hoitamista varten.

5. Rekisterin tietosisältö

Avainsovellukseen (iLOQ Manager) talletetaan jäsenen etu- ja sukunimi sekä hänen hallussaan olevan melontavajan avaimen numero. iLOQ-ohjelmointilaitteella luettavassa melontavajan lukkojen kulkulokissa näkyy niiden avainten numerot, jolla melontavajan ovi on avattu ja lokin luennan ajankohta.
Kun henkilö on palauttanut hallussaan olevan avaimen, häneltä poistetaan yhteys avaimeen. Avaimen palauttaneiden henkilöiden nimet poistetaan vuosittain. Kulkulokin tietoja säilytetään enintään viisi vuotta.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsen lisätään avainsovellukseen, kun hän on lainannut melontavajan avaimen. Jäsenen nimeen liitetään samalla hänen lainaamansa avaimen numerotunnus. Rekisterin yhteyshenkilö saa tarvittavat maksutiedot (avainpantti, jäsenmaksu sekä kalustonkäyttö- tai vajapaikkamaksu) joko jäsenen esittämistä maksutositteista tai taloudenhoitajalta. Jäsen ilmoittaa itse halustaan lainata melontavajan avain. Melontavajan lukkojen kulkuloki saadaan, kun lukot käydään vajalla lukemassa iLOQ-ohjelmointilaitteella.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille ilman jäsenen suostumusta. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä ylläpidetään rekisterin yhteyshenkilön henkilökohtaisella tietokoneella olevalla iLOQ Manager -sovelluksella, joka tarvitsee toimiakseen verkkoyhteyden ja iLOQ-ohjelmointilaitteen, johon on liitetty masteravain. Ainoastaan Joensuun Kauhojat ry:n hallituksen nimeämällä henkilöllä on sovelluksen käyttöoikeus ja ko. henkilö antaa tarvittaessa tietoja Joensuun Kauhojat ry:n hallitukselle. Palveluun kirjautuminen on salattu SSL-suojauksella.

Manuaalinen luettelo jäsenten hallussa olevista avaimista menee vuosittain tilitoimistolle muun tilitoimiston aineiston mukana ja jää sen jälkeen arkistoon. Arkistoa säilytetään lukitussa tilassa. Muuta manuaalista aineistoa ei ole.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjausta

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Jos henkilö palauttaa hallussaan olevan melontavajan avaimen, hänen tietonsa voidaan poistaa.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).