Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Ilmoittautujarekisterit

Melonnan peruskurssit, tutustumismelonnat ja muut tapahtumat

Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 20.5.2018. Viimeisin muutos 6.2.2021.

1. Rekisterinpitäjä
Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o Kortetie 12, 80140 Joensuu
sähköposti: puheenjohtaja (at) joensuunkauhojat.net
www.joensuunkauhojat.net

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tapahtumien järjestäjät ja ilmoittautumisten vastaanottajat.

3. Rekisterin nimi

Melontaseura Joensuun Kauhojat ry:n ilmoittautujarekisterit: rekisterinpitäjän järjestämät melonnan peruskurssit, tutustumismelonnat ja muut tapahtumat.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Joensuun Kauhojat ry:n ilmoittautujarekistereillä seurataan tapahtumiin ilmoittautuneiden määrää ja lähetetään ilmoittautuneille ennakkotietoa tapahtumasta. Tukes-ohjeen 2/2015 ”Ohjelmapalveluiden turvallisuuden edistäminen” mukaan ”pääsääntöisesti yli neljä tuntia kestäviin ja valmistautumista, varusteita, fyysistä ja psyykkistä kuntoa tai taitoa vaativiin ohjelmiin tulee toimittaa ennen ohjelman alkua kirjallista ennakkotietoa”.

Tapahtumissa, joissa on osallistumismaksu, ilmoittautujarekistereillä seurataan lisäksi osallistumismaksujen maksamista.

5. Rekisterin tietosisältö

Ilmoittautujarekistereihin merkittäviä tietoja ovat tapahtuman nimi ja päivämäärä, henkilön etu- ja sukunimi ja yleensä myös yhteystieto tai yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), riippuen tapahtumasta:

  • Peruskursseilla ja tutustumismelonnoilla, joille jokainen osallistuja ilmoittautuu itse, yhteystiedot ovat puhelinnumero ja joko sähköpostiosoite tai postiosoite.
  • Rekisterinpitäjän järjestämissä tapahtumissa (esim. retket), joissa osallistujat ovat jäseniä, yhteystiedot ovat puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite.

Puhelinnumeroa käytetään tarvittaessa osallistujan nopeaan tavoittamiseen, ja sähköposti- tai postiosoitetta käytetään tapahtuman ennakkotietojen lähettämiseen.
Maksullisen tapahtuman jälkeen osallistujien yhteystiedot poistetaan ilmoittautujarekisteristä ja osallistujien nimilista ilman yhteystietoja säilytetään korkeintaan kuluvan vuoden loppuun asti osallistumismaksujen maksamisen seuraamista varten. Osallistujamäärä ilmoitetaan toimintakertomuksen laatijalle. Maksuttoman tapahtuman jälkeen (esim. jäsenille tarkoitetut retket) osallistujarekisterin tiedot poistetaan, kunhan osallistujamäärä on ilmoitettu toimintakertomuksen laatijalle.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoittautujarekisteriin tiedot merkitsee tapahtuman ilmoittautumisten vastaanottaja. Tiedot saadaan ilmoittautuneilta. Jos osallistujat ovat jäseniä, yhteystietoja (puhelinnumero tai sähköposti) voidaan tarvittaessa täydentää Joensuun Kauhojat ry:n jäsenrekisteristä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille ilman jäsenen suostumusta. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ilmoittautujarekisterit pääsee näkemään ainoastaan tapahtuman ilmoittautumisten vastaanottaja ja ko. tapahtuman ohjaajat. Ilmoittautujarekisterit voivat olla sekä sähköisiä (ilmoittautumisten vastaanottajan henkilökohtaisella tietokoneella tms.) että manuaalisia (ohjaajia tai vetäjiä varten). Melontavajalla on manuaalista ilmoittautujalistaa varten lukittava turvakaappi, johon ohjaajilla on avainkoodi. Koodi vaihdetaan tarvittaessa mutta vähintään vuosittain.

Jos tapahtumasta lähetetään osallistujille ennakkotietoja ryhmäsähköpostina, osallistujien sähköpostiosoitteet laitetaan piilokopiokenttään (Bcc).

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjausta

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).