Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Käyttäjärekisterit

Vajakirja, varauskalenteri ja uimahallin kävijävihko

Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 6.2.2021.

1. Rekisterinpitäjä

Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o Kortetie 12, 80140 Joensuu
sähköposti: puheenjohtaja (at) joensuunkauhojat.net
www.joensuunkauhojat.net

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Eveliina Hiltunen
talous (at) joensuunkauhojat.net
puh. 041 467 0954

3. Rekisterin nimi

Melontaseura Joensuun Kauhojat ry:n käyttäjärekisterit: vajakirja, varauskalenteri ja uimahallin kävijävihko.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Joensuun Kauhojat ry:n käyttäjärekistereillä seurataan rekisterinpitäjän kaluston käyttäjiä, käyttäjämääriä, kävijämääriä ja varauksia (ettei joku ota käyttöönsä kalustoa tai varusteita, jotka joku toinen on jo varannut) ja niiden perusteella tehdään vuosittain käyttötilastot. Uimahallivuoron kävijävihkosta myös Rantakylän uimahallin henkilökunta seuraa vuoron kävijämäärää.

5. Rekisterin tietosisältö

Käyttäjärekistereihin merkittäviä tietoja ovat henkilön etu- ja sukunimi, päivämäärä, mahdollinen Joensuun Kauhojat ry:n tapahtuman nimi, johon henkilö osallistuu, sekä käytetty, lainattu tai varattu rekisterinpitäjän kalusto ja varusteet.

Vajakirja, varauskalenteri ja uimahallivihko ovat manuaalisia rekisterejä. Varauskalenteri tuhotaan tietoturvallisesti vuosittain käyttötilaston tekemisen jälkeen. Uimahallivihko on Rantakylän uimahallin hallussa ja käyttäjätilaston tekijä ottaa tiedot vihkosta. Vajakirjasta poistetaan vuosittain käyttäjätilaston tekemisen jälkeen sivut, joille merkintöjä on tehty, ja ne arkistoidaan rekisterinpitäjän luokse ja säilytetään pysyvästi, koska ne ovat seuran historiaa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jokainen henkilö merkitsee käyttäjärekistereihin pääsääntöisesti oman nimensä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille ilman jäsenen suostumusta. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekistereistä vajakirja ja varauskalenteri sijaitsevat rekisterinpitäjän lukitussa melontavajassa, johon pääsevät omatoimisesti avaimen lainanneet jäsenet. Uimahallivuoron kävijävihko on Rantakylän uimahallin hallussa. Arkisto on rekisterin yhteyshenkilön hallussa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjausta

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”).

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).