Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tilimateriaalit

Tilitoimiston mappi / arkistomappi

Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.5.2018. Viimeisin muutos 6.2.2020.

1. Rekisterinpitäjä

Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o Kortetie 12, 80140 Joensuu
sähköposti: puheenjohtaja (at) joensuunkauhojat.net
www.joensuunkauhojat.net

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Eveliina Hiltunen
talous (at) joensuunkauhojat.net
puh. 041 467 0954

3. Rekisterin nimi

Melontaseura Joensuun Kauhojat ry:n tili- ja arkostomateriaalit.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Joensuun Kauhojat ry:n tili- ja arkistomateriaalit sisältävät tilitoimistolle ja toiminnantarkastajille menevän materiaalin kalenterivuodelta (tiliotteet, laskut, pöytäkirjat, toimintakertomus…).

5. Rekisterin tietosisältö

Tili- ja arkistomateriaalit sisältävät kalenterivuodelta tiliotteet, laskut, pöytäkirjat, toimintakertomuksen… Tiliotteissa on tietoja jäsenten maksamista jäsen- ja muista maksuista (nimi, päivämäärä), laskuissa matkalaskut ym. jäsenten

Paperiset aineistot sisältävä mappi menee vuosittain tilitoimistolle tilien tekemistä varten ja sen jälkeen toiminnantarkastajille. Tämän jälkeen aineisto arkistoidaan rekisterinpitäjän arkistoon.

Kirjanpitolain (30.12.1997/1336 2 luku 10 §) mukaan tilinpäätös, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä ja tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Osa tiedoista, kuten toimintakertomus ja pöytäkirjat, säilytetään pysyvästi, koska ne ovat seuran historiaa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Materiaalin tietolähteet ovat tilitapahtumat, laskut, pöytäkirjat, toimintakertomus…

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille ilman jäsenen suostumusta. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tili- ja arkistomateriaalit ovat sähköisenä ja paperisena aineistona rekisterin yhteyshenkilön hallussa.
Rekisterin yhteyshenkilö säilyttää arkistomappia 1–3 vuotta ja sen jälkeen siirtää mapin rekisterinpitäjän arkistoon. Aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjausta

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Kirjanpitolain mukaiset aineistojen säilytysajat tulee kuitenkin huomioida.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).