Seloste käsittelytoimista
Ilmoittautujarekisterit
Melonnan peruskurssit, tutustumismelonnat ja muut tapahtumat
Tämä on Joensuun Kauhojat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seloste henkilörekisterin käsittelytoimista. Laadittu 27.9.2018. Viimeisin muutos 25.5.2022.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä:
Joensuun Kauhojat ry
Y-tunnus: 0625599-5
c/o Kortetie 12, 80140 Joensuu
sähköposti: info (at) joensuunkauhojat.net
www.joensuunkauhojat.net
2. Käsittelyn tarkoitukset
Joensuun Kauhojat ry:n ilmoittautujarekistereillä seurataan tapahtumiin ilmoittautuneiden määrää ja lähetetään ilmoittautuneille ennakkotietoa tapahtumasta. Tukes-ohjeen 2/2015 ”Ohjelmapalveluiden turvallisuuden edistäminen” mukaan ”pääsääntöisesti yli neljä tuntia kestäviin ja valmistautumista, varusteita, fyysistä ja psyykkistä kuntoa tai taitoa vaativiin ohjelmiin tulee toimittaa ennen ohjelman alkua kirjallista ennakkotietoa”.
Tapahtumissa, joissa on osallistumismaksu, ilmoittautujarekistereillä seurataan lisäksi osallistumismaksujen maksamista.
3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Ilmoittautujarekisteri on ilmoittautumisten vastaanottajan tekemä vapaamuotoinen lista tapahtumaan ilmoittautuneista ja heidän yhteystiedoistaan. Lista voi olla paperinen tai tietokoneella oleva tiedosto eli sähköinen. Peruskursseille ja tutustumismelonnoille on olemassa valmis listapohja.
Ilmoittautujarekisteriin merkittäviä tietoja ovat tapahtuman nimi ja päivämäärä, henkilön etu- ja sukunimi ja yhteystieto tai yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite). Tiedot saadaan ilmoittautuneilta.
Puhelinnumeroa käytetään tarvittaessa osallistujan nopeaan tavoittamiseen, ja sähköposti- tai postiosoitetta käytetään tapahtuman ennakkotietojen lähettämiseen osallistujille.
Jos ilmoittautuja kertoo luottamuksellisia tietoja esim. terveydentilastaan, niitä ei tule kirjoittaa osallistujarekisteriin ilmoittautuneen nimen yhteyteen.
Jos tapahtuman ennakkotiedot lähetetään sähköpostitse, osallistujien sähköpostiosoitteet laitetaan piilokopiokenttään (Bcc), jolloin vastaanottajat eivät näe toistensa osoitteita.
Maksuttomissta tapahtumissa (esim. jäsenille tarkoitetut retket), yhteystiedoiksi riittää puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite. Jäsenten yhteystietoja voidaan tarvittaessa täydentää Joensuun Kauhojat ry:n jäsenrekisteristä; ota tällöin yhteyttä jäsenrekisterin pitäjään.
Peruskursseilla ja tutustumismelonnoilla ym. maksullisissa tapahtumissa yhteystiedoiksi tarvitaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite, tai postiosoite, jos sähköpostiosoitetta ei ole. Jos ilmoittautumiset hoitaa joku osallistujista tai muu taho keskitetysti, yhteystietoja ei kaikilta osallistujilta tarvitse välttämättä olla, vaan ilmoittautumisten vastaanottaja voi välittää tapahtumatiedotteen muille.
Joissakin tapahtumissa yksi taho hoitaa osallistumismaksujen maksamisen; tällöin osallistujarekisteriin merkitään taloudenhoitajaa varten myös laskutusosoite.
4. Ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan
Ilmoittautumisten vastaanottaja voi luovuttaa Ilmoittautujarekisterin ainoastaan ko. tapahtuman vetäjille tai ohjaajille ja nimilistan osallistujista taloudenhoitajalle (huom. henkilörekisteriä, edes nimilistaa ilman yhteystietoja, ei saa lähettää sähköpostitse). Melontavajalla on ohjaajille annettavaa paperista ilmoittautujalistaa varten lukittava turvakaappi, johon avainkoodin saa tietosuojavastaavalta. Koodi vaihdetaan tarvittaessa mutta vähintään vuosittain. Turvakaappia voi hyödyntää myös esimerkiksi muistitikulle tallennetun ilmoittautujarekisterin toimittamisessa taloudenhoitajalle.
Jos lähetät tapahtumasta osallistujille ennakkotietoja ryhmäsähköpostina, laita osallistujien sähköposti¬osoitteet piilokopiokenttään (Bcc), että vastaanottajat eivät näe toistensa nimiä ja sähköposti¬osoitteita.
Jos tapahtumaan ilmoitautunut kysyy toisen osallistujan yhteystietoja, älä luovuta yhteystietoja kysyjälle ilman lupaa. Voit esimerkiksi sopia lähettäväsi kysyjän yhteystiedot yhteyden-ottopyynnön kera henkilölle, jonka yhteystietoja kysyttiin.
Retkien ja muiden jäsenille tarkoitettujen, maksuttomien tapahtumien jälkeen:
- Ilmoita tapahtuman osallistujamäärä, vetäjän nimi, päivämäärä ja retken kohde toimintakertomusta varten tietosuojavastaavalle.
Peruskurssien ja tutustumismelontojen ym. osallistumismaksullisten tapahtumien jälkeen:
- Ilmoita tapahtuman tiedot (osallistujamäärä, ohjaajien nimet, päivämäärä) toiminta-kertomusta varten tietosuojavastaavalle.
- Ilmoita tapahtuman tiedot (osallistujamäärä, ohjaajien nimet, päivämäärä, mahdolliset laskutustiedot ja osallistujien nimilista ilman osallistujien yhteystietoja) talouden-hoitajalle. Huom. henkilörekisteriä kuten nimilistaa ei saa lähettää sähköpostitse; hyödynnä melontavajan turvakaappia tai taloudenhoitajan postilaatikkoa.
5. Tiedot henkilötietojen siirtämisestä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei luovuteta seuran ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
6. Tietojen säilytysajat
Tapahtumasta tulee toimintakertomukseen osallistujamäärä, vetäjän/ohjaajan nimi, päivämäärä ja retken kohde. Toiminta¬kertomus säilytetään pysyvästi (on seuran historiaa).
Osallistujien yhteystietoja ei säilytetä tapahtuman jälkeen. Maksullisissa tapahtumissa (esim. peruskurssit, tutustumismelonnat) nimilista osallistujista säilytetään korkeintaan kuluvan vuoden loppuun asti osallistumismaksujen maksamisen seuraamista varten. Maksuttomissa tapahtumissa (esim. retket jäsenille) myöskään nimilistoja ei ole syytä säilyttää tapahtuman jälkeen.
Retkien ja muiden jäsenille tarkoitettujen, maksuttomien tapahtumien jälkeen:
- Poista kaikki osallistujarekisterin tiedot (sähköiset ilmoittautujalistat, sähköpostiviestit, tekstiviestit) ja hävitä mahdolliset paperiset listat tietoturvallisesti (silppurissa tai polttamalla).Huomioi myös puhelimesi osoitekirja: poista kaikkien niiden mahdollisesti tallettamiesi osallistujien tiedot, joiden kanssa et ole sopinut suullisesti yhteystietojen säilyttämisestä jotain tulevaa tarkoitusta varten, esim. yhteistä retkeä. Tämä koskee myös retken vetäjää tai tapahtuman ohjaajaa.
Peruskurssien ja tutustumismelontojen ym. osallistumismaksullisten tapahtumien jälkeen:
- Poista kaikki osallistujarekisterin tiedot (sähköiset ilmoittautujalistat, sähköpostiviestit, tekstiviestit) ja hävitä mahdolliset paperiset listat tietoturvallisesti (silppurissa tai polttamalla); huom. myös vajalla turvakaapissa oleva ohjaajien käyttöön tarkoitettu lista.Taloudenhoitaja voi säilyttää osallistujien nimilistaa ilman yhteystietoja korkeintaan kuluvan vuoden loppuun asti osallistumismaksujen maksamisen seuraamista varten. Tämän jälkeen sähköinen osallistujien nimilista poistetaan tai paperinen lista tuhotaan tietoturvallisesti (silppurissa tai polttamalla).
7. Kuvaus turvatoimista
Voit ylläpitää ilmoittautujarekisteriä joko paperisena tai tietokoneella sähköisenä tiedostona. Molemmissa tapauksissa huolehdi, etteivät ulkopuoliset henkilöt pääse käsiksi listaan; säilytä se esim. salasanan takana tai lukittavassa tilassa.
Henkilörekisteriä, kuten ilmoittautujarekisteriä tai nimilistaa ilman yhteystietoja, ei saa lähettää sähköpostitse.
Jos ilmoittautuja kertoo luottamuksellisia tietoja esim. terveydentilastaan, niitä ei tule kirjoittaa osallistujarekisteriin ilmoittautuneen nimen yhteyteen.
Mahdolliset paperiset rekisterit hävitetään tietoturvallisesti silppurissa tai polttamalla; niitä ei saa laittaa tavalliseen paperinkeräysastiaan.